Σύμφωνα με την Ετήσια Έκθεση του Γενικού Ελεγκτή της Δημοκρατίας για το 2013, η έλλειψη συστήματος εσωτερικού ελέγχου στις Σχολικές Εφορείες και η αδυναμία του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού να ασκήσει αποτελεσματικό εποπτικό έλεγχο έχουν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία προβλημάτων και αδυναμιών στην ορθολογιστική διαχείριση των θεμάτων λειτουργίας των Σχολικών Εφορειών.
Στην Έκθεση του Γενικού Ελεγκτή για τις Σχολικές Εφορείες Υπαίθρου, αναφέρεται ότι το 2012 έγινε έλεγχος μόνο σε 6 από τις 145 Σχολικές Εφορείες Υπαίθρου, το 2013 σε 9 Σχολικές Εφορείες, ενώ το 2014 μέχρι την ετοιμασία της παρούσης Έκθεσης, σε ακόμα 4 Σχολικές Εφορείες.
Σύμφωνα με την Έκθεση, με βάση το άρθρο 8(1) του περί Σχολικών Εφορειών Νόμου, οι Εφορείες έχουν την ευθύνη της γενικής διαχείρισης των Δημοτικών Σχολείων και των Δημόσιων Νηπιαγωγείων. Με βάση το άρθρο 6 του ιδίου Νόμου το αργότερο μέσα σε 10 ημέρες από τον ορισμό των μελών τους, οι Εφορείες πρέπει να καταρτίζονται σε σώμα και να γνωστοποιούν τα ονόματα τους στον Υπουργό Παιδείας.
Διαπιστώθηκε ότι οι πλείστες Εφορείες λειτουργούν, χωρίς να εφαρμόζουν τις προαναφερόμενες διατάξεις του Νόμου και επιπρόσθετα υπήρξαν περιπτώσεις όπου τα μέλη των Κοινοτικών Συμβουλίων αγνοούσαν το γεγονός ότι ταυτόχρονα ήταν και μέλη στη Σχολική Εφορεία, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται προβλήματα στη λειτουργία και οικονομική διαχείριση των Εφορειών.
Όπως αναφέρεται στην έκθεση, με την ανάληψη καθηκόντων από νέες Σχολικές Εφορείες διαπιστώθηκαν περιπτώσεις όπου η απερχόμενη Σχολική Εφορεία δεν παρέδωσε στη νέα Σχολική Εφορεία τα σχετικά βιβλία, έγγραφα και μητρώα και ούτε ετοίμασε λογαριασμούς για όλα τα σχολικά έτη της θητείας της. Επίσης δεν είχαν υπογραφεί πιστοποιητικά παραλαβής και παράδοσης σε όλες τις περιπτώσεις αλλαγής Σχολικών Εφορειών, ενώ το Υπουργείο Παιδείας και Πολιτισμού δεν φαίνεται να έχει συνδράμει για την ομαλή μεταβίβαση στις νέες Σχολικές Εφορείες των ταμειακών διαθεσίμων, λογιστικών βιβλίων, εγγράφων και λοιπής περιουσίας.
Διαπιστώθηκε, παράλληλα, ότι οι πλείστες Σχολικές Εφορείες δεν συνεδριάζουν ή δεν τηρούν πρακτικά σύμφωνα με τις διατάξεις του Νόμου, ενώ σε ορισμένες κοινότητες οι αποφάσεις που αφορούν θέματα των σχολείων λαμβάνονται από τα Κοινοτικά Συμβούλια.
Όπως αναφέρεται στην έκθεση, ορισμένες Εφορείες δεν έχουν υποβάλει προϋπολογισμούς για όλα τα σχολικά έτη, άλλες υπέβαλαν τους προϋπολογισμούς τους με καθυστέρηση, ενώ σε αρκετές Εφορείες παρατηρήθηκαν ελλείψεις και αδυναμίες στην ορθολογιστική εκτέλεση των Προϋπολογισμών.
Σημειώνεται ότι η Γενική Διευθύντρια του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού στις 27.10.2014 πληροφόρησε την Ελεγκτική Υπηρεσία ότι στη γενικότερη προσπάθεια που καταβάλλει το Υπουργείο Παιδείας και Πολιτισμού για ενίσχυση των Σχολικών Εφορειών της υπαίθρου περιέλαβε στους Προϋπολογισμούς τους πρόνοια για αγορά λογιστικών και γραφειακών υπηρεσιών και με τον τρόπο αυτό παρέχεται η δυνατότητα στις Εφορείες να προσλαμβάνουν προσωπικό για τη διεκπεραίωση αυτών των εργασιών.
Σύμφωνα με την Έκθεση, σχολικές Εφορείες δεν εκδίδουν αποδείξεις είσπραξης με αποτέλεσμα να δυσχεραίνεται ο έλεγχος και η επιβεβαίωση της ορθότητας των εισπράξεων ούτε και εκδίδουν εντάλματα πληρωμής πλήρως συμπληρωμένα και τεκμηριωμένα με όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά για επιβεβαίωση των δαπανών τους.
Αναφέρεται, επίσης, ότι δεν τηρούνται κατάλληλοι λογαριασμοί για να μπορεί να χρησιμοποιηθούν ως βάση για την ετοιμασία των οικονομικών τους καταστάσεων, ούτε ετοιμάζουν συμφιλιωτικές καταστάσεις στο τέλος κάθε μήνα για σκοπούς επιβεβαίωσης και παρακολούθησης της ορθότητας των τραπεζικών τους υπολοίπων.
Σύμφωνα με την Έκθεση, η καταβολή των μισθών στο προσωπικό των Σχολικών Εφορειών υπαίθρου γίνεται βάσει τηλεφωνικών επικοινωνιών με λειτουργούς του λογιστηρίου του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού ή με οδηγίες των συντεχνιών χωρίς ωστόσο να τηρούνται από τις Σχολικές Εφορείες τα απαραίτητα στοιχεία για σκοπούς υπολογισμού και ελέγχου της μισθοδοσίας του προσωπικού τους.
Όπως αναφέρεται, διαπιστώθηκαν περιπτώσεις όπου στο Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων παρουσιάζεται ως εγκεκριμένος εργοδότης το Κοινοτικό Νηπιαγωγείο ή η Χωρητική Αρχή, αντί η Σχολική Εφορεία και η Ελεγκτική Υπηρεσία εισηγήθηκε όπως γίνουν οι ανάλογες ενέργειες από τη Σχολική Εφορεία για ρύθμιση του θέματος.
Όπως αναφέρεται στην Έκθεση, διαπιστώθηκε ότι δεν τηρείται το πιο πάνω μητρώο στο οποίο πρέπει να καταχωρίζονται όλες οι αιτήσεις που υποβάλλονται στις Κοινωνικές Ασφαλίσεις για επίδομα ασθενείας, ώστε να παρακολουθείται και να ενημερώνεται με τις επιταγές που παραλαμβάνονται καθώς και με τις αποδείξεις είσπραξης.
Σύμφωνα με την Έκθεση, κατά τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, οι λογαριασμοί που υποβλήθηκαν για έλεγχο από τις Σχολικές Εφορείες, στις περισσότερες περιπτώσεις δεν έχουν εξετασθεί και επικυρωθεί από τη Σχολική Εφορεία και υπογραφεί από τον Πρόεδρο, τον Ταμία και άλλα δύο τουλάχιστο μέλη της, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13 του Νόμου ενώ, αρκετές Σχολικές Εφορείες δεν έχουν ακόμα ετοιμάσει και υποβάλει τελικούς λογαριασμούς στην Υπηρεσία μας για έλεγχο. Η Ελεγκτική Υπηρεσία έθεσε το θέμα ενώπιον του Γενικού Εισαγγελέα ο οποίος σε σχετική επιστολή του εισηγήθηκε τροποποίηση της νομοθεσίας με συγκεκριμένες συνέπειες ώστε να μην τίθεται ζήτημα απόδειξης υποκειμενικής ευθύνης, η οποία ακόμη εκκρεμεί.
Κατά τον έλεγχο, διαπιστώθηκαν περιπτώσεις όπου Σχολικές Εφορείες παρουσιάζουν χρεωστικά υπόλοιπα σε τραπεζικούς λογαριασμούς χωρίς οποιαδήποτε έγκριση του Υπουργείου Παιδείας ή της ίδιας της Σχολικής Εφορείας.
Σύμφωνα με την έκθεση, εξακολουθεί να μην ορίζονται τα μέλη της Εφορείας τα οποία μπορούν να εξουσιοδοτούν τις πληρωμές, υπογράφουν επιταγές, και διαχειρίζονται τους τραπεζικούς λογαριασμούς.
Κατά τον έλεγχο, διαπιστώθηκαν ελλείψεις και αδυναμίες στα θέματα που αφορούν στις διαδικασίες προσφορών. Σύμφωνα με την έκθεση, οι Εφορείες οφείλουν να συμμορφώνονται με τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας, καθώς και με τις εγκύκλιες επιστολές της Αρμόδιας Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων (Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας). Υποδείχθηκαν οι ενδεδειγμένες διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται.
Κατά τον έλεγχο, διαπιστώθηκε ότι σε ορισμένες περιπτώσεις δεν τηρείται κατάλληλο μητρώο στο οποίο να καταχωρίζονται όλων των ειδών τα διπλότυπα για σκοπούς παρακολούθησης και ελέγχου όλων των διπλοτύπων που παραλαμβάνονται από το Υπουργείο Παιδείας και Πολιτισμού.
Μηχανογραφικός Εξοπλισμός.
Σύμφωνα με την έκθεση, η Ελεγκτική Υπηρεσία εισηγήθηκε προς τις Εφορείες όπως προβούν σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για εντοπισμό της ακίνητης τους ιδιοκτησίας, την εξασφάλιση εκσυγχρονισμένων τίτλων ιδιοκτησίας και εγγραφή τους στο όνομα του Προέδρου όπως προνοείται στον Νόμο.
Κατά τον έλεγχο, διαπιστώθηκε ότι δεν διεξήχθη φυσική καταμέτρηση της κινητής περιουσίας για εντοπισμό τυχόν ελλειμμάτων/πλεονασμάτων για διερεύνηση και λογιστική τακτοποίηση, ούτε υποβλήθηκαν τα σχετικά πιστοποιητικά φυσικής καταμέτρησης, που προνοούνται στους σχετικούς Κανονισμούς Αποθηκών.
Επιπρόσθετα, διαπιστώθηκε ότι, πέραν από την έκδοση οδηγιών προς τις επηρεαζόμενες Σχολικές Εφορείες, δεν διεξάγεται κανένας έλεγχος από το Υπουργείο Παιδείας για επιβεβαίωση και επιστροφή τυχόν αδιάθετων χρηματικών υπολοίπων ή/και δεν παρακολουθείται η τύχη του σχολικού εξοπλισμού. Σύμφωνα με την έκθεση, διαπιστώθηκαν περιπτώσεις όπου το Υπουργείο έχει αποστείλει σε Σχολικές Εφορείες, χορηγίες για έξοδα λειτουργίας της επόμενης ή μεθεπόμενης σχολικής χρονιάς παρόλο που η λειτουργία των σχολείων είχε ανασταλεί.
Τέλος, διαπιστώθηκαν περιπτώσεις όπου τα εισπραχθέντα δίδακτρα της Προδημοτικής Εκπαίδευσης δεν εμβάζονται από τις Σχολικές Εφορείες στον Γενικό Κυβερνητικό Λογαριασμό για ενσωμάτωσή τους στα κυβερνητικά έσοδα.